25-jähriges Jubiläum am 17.07.2011

Zur 25-Jahr-Feier am 17.07.2011 ein Blick hinter die Kulissen

Viele bewundern die diversen Angebote des Heimatvereins, aber macht man sich auch Gedanken darüber, wie das alles bewerkstelligt wird? Deshalb hier mal ein Blick hinter die Kulissen.

Bevor so eine Veranstaltung beginnt, beginnen schon lange Zeit vorher die Überlegungen. Konkret musste schon für die Anfang des Jahres stattfindende Generalversammlung überlegt werden, was geboten werden soll, um diese Überlegungen diskutieren zu können und auch schon (weil man gerade viele Mitglieder beisammen hat) Helfer und Helferinnen finden zu können. Zur Generalversammlung musste also schon ein vorläufiges Konzept erarbeitet sein, was geboten werden soll und wo das Fest dann stattfinden sollte. Auch das Datum musste frühzeitig feststehen, damit alle Beteiligten sich rechtzeitig für dieses Datum nichts Anderes vornehmen. Diese ersten Vorüberlegungen wurden dann in einer Vorstandssitzung beschlossen.

Auf der Generalversammlung wurde das vorläufige Konzept präsentiert und auch mögliche Helfer und Helferinnen gesucht (und auch gefunden!). Da ging dann auch schon eine Liste rund, wer einen oder mehrere Kuchen backen würde, wobei das Backen selber als Ehrensache angesehen wird und nur eine Erstattung der reinen Unkosten angeboten wird, in der Hoffnung, dass viele Bäcker und Bäckerinnen den Kuchen komplett stiften. Für sowas Seltenes wie die 25-Jahr-Feier darf man schonmal auf einen völlig gestifteten Kuchen hoffen. Bei Leuten, die für jede Jahresveranstaltung einen Kuchen machen, ist verständlich, dass sie dafür wenigstens die Unkosten erstattet haben möchten. Die Veranstaltung ergab dann auch diverse Ideen, was auf dem Fest geboten werden könnte und es wurde zur Entlastung des Vorstandes ein Festkomitee gegründet.

Jetzt galt es zu entscheiden, wo das Fest stattfinden sollte, ob mitten im Ort oder da, wo auch das Museum steht. Da man sich darüber einig war, dass man auf die vielen Attraktionen des Museums nicht verzichten wollte und eine Pendelverbindung zwischen Ortsmitte und Museum (z. B. durch eine Bimmelbahn) die Veranstaltung zu sehr spalten würde, fiel dann die Entscheidung auf den Ort des Museums. Nachdem also jetzt Ort und Datum festgelegt waren, mussten die einzelnen Personen, Gruppen und Vereine angesprochen werden, die man gerne dabei hätte, damit diese möglichst frühzeitig ihre Teilnahme bestätigen oder eben absagen konnten.

Der nächste Schritt war, den vorhandenen Platz so aufzuteilen, dass möglichst alle Stände den für sie passenden Platz finden konnten, wobei darauf zu achten war, ob ein Stand z. B. Schatten oder Strom benötigte oder nicht und dass jeder Stand auch problemlos mit seinem Nachbarstand (z. B. den Kinderstand nicht direkt neben den Getränkeausschank) klarkommen konnte. Ortsbesichtigungen und Ausmessungen der Flächen waren also angesagt.

Parallel wurde während dieser Zeit an einem Plakatentwurf gearbeitet. Problem dabei: nicht jedes Angebot kann bereits im Plakat berücksichtigt werden, was einige, die sich nicht darauf wiederfinden, nur schwer verstehen können. Wer steht schon gerne unter dem Allgemeinbegriff "und vieles mehr"? Man kann nur darauf verweisen, dass unter diesem Allgemeinbegriff auch andere "hochrangige" Angebote zu finden sein werden (z. B. deshalb, weil deren Teilnahme zum Zeitpunkt des Plakatdrucks noch nicht gesichert feststand oder eben aus Platzmangel auf dem Plakat selber).

Hierfür musste dann der Druck organisiert werden und die fertigen Plakate mussten natürlich auch ausgehängt werden. Hierbei stellte es sich für einen nicht geübten Plakataufsteller schnell heraus, dass es heutzutage gar nicht so einfach ist, Plakate so aufzuhängen, dass es auch erlaubt ist und dass das Plakat trotzdem von möglichst vielen potenziellen Besuchern gesehen würde. Aber auch dieses Problem wurde gelöst.

Gleich nach der Generalversammlung fing auch die Suche nach Themen für eine Festschrift an. Hierbei musste beachtet werden, dass die Festschrift nicht zuviel von dem wiederholt, was ohnehin schon bekannt ist, aber trotzdem alles Wesentliche enthält. Um die Festschrift auch für jüngere Leser interessant zu machen, sollten viele Bilder hinein. Als sie dann endlich im Entwurf fertiggestellt war, musste auch hierfür der Druck organisiert werden, damit die Festschrift in ausreichender Anzahl fristgerecht fertig würde.

All die vorgenannten Schritte erforderten immer wieder Sitzungen, teils nur der Vorstand, teils zusammen mit dem Festkomitee, damit alle Teilplanungen usw. "abgesegnet" wurden und jeder wieder den Kenntnisstand aller übrigen Beteiligten hatte. Auch wurden hier dann die Preise festgelegt, die ja (so die Vorgabe) sehr "human" sein sollten, aber ja zumindest die Kosten decken sollten. Problem immer wieder: Niemand konnte voraussagen, wieviel Besucher kommen würden, also welche Mengen an Essen und Getränken bereitgehalten werden mussten. Es konnte am Festtag schlechtes Wetter herrschen, was dazu führen würde, dass nur eine geringe Anzahl Besucher kommen würden, es konnte aber auch extrem schönes Wetter herrschen, so dass viel mehr kommen würden, als eingeplant war. Für beide Alternativen musste es also "Notfallpläne" geben, wie z. B. das Einlagern überzähliger Torten, die Rückgabe der Getränke (bei Kommissionskauf meist kein Problem) oder umgekehrt, möglichst noch schnell herbeizuschaffender weiterer Nachschub.

Schwierig kann es werden, wenn z. B. nicht alle Kuchen verzehrt werden. Wie soll man da für zukünftige Feste zum Backen motivieren, wenn der eigene Kuchen unter den nicht verzehrten ist? Da fällt es schwer, darauf zu verweisen, dass nicht alle Kuchen zeitgleich angeboten werden können und deshalb den liegengebliebenen Kuchen vielleicht kein Besucher jemals zur Auswahl angeboten bekommen hat. Für ein Angebot aller Kuchen gleichzeitig sind die vorhandenen Räumlichkeiten einfach nicht geeignet und es ist auch nicht sinnvoll, alle Kuchen sofort herauszustellen, denn dann würden sie am Ende des Festtages vielleicht nicht mehr so schön aussehen.

Um die Veranstaltung bekannt zu machen, musste auch noch die Presse und das Radio informiert werden. So gingen an die Presse vorformulierte Texte mit Fotos mit der Bitte um Veröffentlichung und beim Radio erfolgte eine Eintragung in den Veranstaltungskalender.

Alle Helfer/Helferinnen und Kuchenbäcker/Kuchenbäckerinnen mussten nochmals gefragt werden, ob es bei der Mithilfe bleibt, denn seit der Generalversammlung war ja einige Zeit vergangen und man wollte am Festtag nicht ohne ausreichende Hilfe und Kuchen auskommen müssen. Kurz vor dem Veranstaltungstag kamen einige Helfer fast täglich zusammen, um z. B. beim Aufbau mitzuhelfen und letzte Anweisungen zu erhalten, so dass am Festtag jeder genau sein Aufgabengebiet kannte.

Die Arbeiten während der Veranstaltung wird jeder Besucher gesehen haben, aber es sollte auch bedacht werden, dass nach der Veranstaltung alles wieder aufgeräumt werden musste und dass ein Bericht über das Fest an die Zeitung und ins Internet geht. Erst danach konnten auch alle Helfer und Helferinnen das Fest als "Erledigt" betrachten und entspannen, wobei zu bedenken ist, dass "nach der Arbeit" auch wieder "vor der Arbeit" bedeutet, will sagen, dass ja die nächste Veranstaltung auch wieder vorbereitet werden muss. Wenn aber so ein großes Fest als voll gelungen bezeichnet werden darf, dann macht man doch gerne weiter - oder?

Heinrich Krainski